1. En caso de procedimientos administrativos, requerimientos o trámites que, conforme a la normativa en la materia, requieran la presentación de documentación original que haya sido emitida en soporte físico por terceros, el Usuario cuenta con un plazo máximo de hasta tres (3) días hábiles luego de presentada la documentación a través de la Mesa de Partes Virtual para efectuar la presentación mediante el canal presencial. Caso contrario, la información se tendrá por no presentada.
2. La documentación debe ser remitida en formato PDF en un archivo único cuya capacidad máxima es de 50MB; en caso exceda dicha capacidad, deberá enviar la documentación (PDF) a través del enlace consignado en el referido correo electrónico.
3. La Mesa de Partes Virtual estará habilitada las veinticuatro (24) horas del día, los siete (7) días de la semana para la presentación de documentos.
4. El Usuario podrá presentar documentos sin restricción de horarios. Sin embargo, la recepción se efectuará de acuerdo con el horario de la Mesa de Partes Presencial de la EPS. Pasado ese horario, la documentación podrá ser presentada, pero se dará por recibida, a partir del día hábil siguiente.
5. En caso que la documentación adolezca de alguno de los requisitos de ley, se otorgará al Usuario el plazo de dos (2) días hábiles para que efectúe la subsanación correspondiente. Si la subsanación no se produce o se realiza parcialmente, la documentación se tendrá por no presentada.
6. En caso el Usuario sea persona natural, los trámites a realizar en la Mesa de Partes Virtual serán a título personal. En caso el Usuario sea persona jurídica, los trámites a efectuar en la Mesa de Partes Virtual serán realizados por su representante.
7. Una vez efectuado el envió de la documentación a través de partes virtual se generara un número de registro automático para continuar con el procedimiento general de gestión documental, que se efectúa con los documentos ingresados por Mesa de Partes. Asimismo, en el plazo de un (1) día hábil de recibida la documentación, se le informará al Usuario, vía correo electrónico el número de registro asignado.
8. El Usuario es responsable del cumplimiento de los plazos establecidos para la presentación de sus documentos, para lo cual tomará las previsiones del caso. La EPS garantiza la conservación en soporte electrónico de los documentos presentados por el Usuario a través de la Mesa de Partes Virtual.